Tipps & Tricks — Bot Spencer

E-Mail

"Hast du neue Mails?"

Bot prüft das Postfach und fasst neue Nachrichten zusammen.

"Schick eine Mail an max@firma.de — wir verschieben das Meeting auf Donnerstag"

Bot formuliert die Mail, zeigt sie Ihnen und sendet erst nach Bestätigung.

"Fass mir jeden Morgen um 8 Uhr meine Mails zusammen"

Bot merkt sich das und liefert ab sofort eine tägliche Mail-Übersicht.

"Auf Mails von meinem Chef antworte direkt, ohne zu fragen"

Bot passt sein Verhalten dauerhaft an — Sie behalten die Kontrolle.

"Spam und Newsletter ignorieren"

Bot filtert unwichtige Mails automatisch heraus.

Kalender & Termine

"Erinner mich morgen um 9 an den Rückruf bei Firma Schmidt"

Bot setzt eine Erinnerung und meldet sich pünktlich.

"Schick am Montag um 8 Uhr eine Mail an alle Teamleiter mit der Agenda fürs Jour Fixe"

Bot plant zeitgesteuerte Aktionen — einmalig oder wiederkehrend.

"Jeden Freitag um 16 Uhr: fass mir die Woche zusammen"

Bot erstellt automatische Wochenberichte aus allen Aktivitäten.

"In 3 Wochen läuft der Vertrag mit Lieferant XY aus — erinner mich 5 Tage vorher"

Bot merkt sich Fristen und meldet sich rechtzeitig.

Recherche

"Was sind die aktuellen Förderprogramme für KMU in NRW?"

Bot recherchiert im Web und fasst die Ergebnisse zusammen.

"Vergleich die Preise von Anbieter A und B für Bürostühle"

Bot sucht, vergleicht und erstellt eine übersichtliche Zusammenfassung.

"Finde mir 5 potenzielle Lieferanten für Verpackungsmaterial in Deutschland"

Bot liefert eine Liste mit Kontaktdaten und Kurzprofilen.

Texte & Dokumente

"Schreib ein Angebot an Firma Müller für unser Wartungspaket, 12 Monate, 4.800€"

Bot erstellt einen professionellen Entwurf zum Überarbeiten.

"Formulier die Mail freundlicher und kürzer"

Bot überarbeitet Texte nach Ihren Wünschen.

"Fass dieses PDF zusammen" (+ Dokument weiterleiten)

Bot liest Dokumente und liefert eine kompakte Zusammenfassung.

Gedächtnis & Erinnerungen

"Erinner mich morgen um 9 an den Rückruf bei Firma Schmidt"

Bot setzt eine Erinnerung und meldet sich pünktlich.

"Merk dir: Unser Stundensatz ist 95€ netto"

Bot speichert die Info und nutzt sie bei zukünftigen Aufgaben.

"Was hatte ich letzte Woche mit dir besprochen?"

Bot durchsucht sein Gedächtnis und fasst zusammen.

Anpassung

"Antworte mir immer auf Deutsch, auch wenn die Mail auf Englisch ist"

Bot passt sein Verhalten dauerhaft an.

"Sei kürzer in deinen Antworten"

Bot merkt sich Ihren Stil und passt sich an.

"Wenn eine Mail von @wichtigerkunde.de kommt, melde dich sofort"

Bot setzt Prioritätsregeln für bestimmte Absender.

System-Integration

"Schick den Umsatzbericht von letzter Woche an mein Google Drive"

Bot speichert Dateien direkt in Ihrem Cloud-Speicher.

"Wenn eine Bestellung reinkommt, leg den Kunden automatisch im CRM an"

Bot verbindet Ihre Systeme und automatisiert Routineaufgaben.

"Exportiere alle offenen Rechnungen aus der Buchhaltung als Excel"

Bot greift auf angebundene Tools zu und liefert die Daten in Ihrem Wunschformat.

Diagramme & Visualisierung

"Erstelle mir ein Organigramm unserer Firma"

Bot erstellt ein draw.io-Diagramm (.drawio), das Sie in diagrams.net öffnen und bearbeiten können.

"Mach ein Flowchart für unseren Bestellprozess"

Bot baut einen visuellen Ablaufplan mit Swimlanes, Entscheidungen und Pfeilen.

"Zeichne die Systemarchitektur von unserem Projekt als Diagramm"

Bot erstellt technische Architektur-Diagramme — Server, Datenbanken, APIs, alles drin.

"Erstelle ein Gantt-Chart für unser Projekt mit 5 Meilensteinen"

Bot baut eine Zeitplanung als draw.io-Datei. Öffnen, anpassen, fertig.

Prompt-Vorlagen

Detaillierte Prompt-Vorlagen zum Kopieren. Ersetzen Sie die [Platzhalter] mit Ihren Daten.

Tilgungsplan als Excel

Erstellt eine professionelle Excel-Datei mit zwei Szenarien und sendet sie per Mail.

Erstelle mir einen Tilgungsplan als Excel-Datei (.xlsx) mit folgenden Daten: • Kreditbetrag: [X] € • Nominalzins: [X] % p.a. • Startdatum: [TT.MM.JJJJ] • Laufzeit Szenario 1: [X] Jahre (berechne die nötige Monatsrate) • Laufzeit Szenario 2: feste Rate [X] €/Monat (berechne wie lange) • Jährliche Sondertilgung: [X] € im Dezember Das Excel soll zwei Tabs haben: • Tab 1: Tilgungsplan für Szenario 1 • Tab 2: Tilgungsplan für Szenario 2 Formatierung: erste Zeile fett mit farbigem Hintergrund, alle Geldbeträge als Zahlen mit Tausenderpunkten und 2 Nachkommastellen, Spaltenbreiten automatisch anpassen. Am Ende jedes Tabs eine Zusammenfassung (Rate, Laufzeit, Gesamtzinsen). Schicke die Datei per Mail an [E-Mail-Adresse].

Reisekostenabrechnung als Excel

Erstellt eine fertige Reisekostenabrechnung nach deutschem Reisekostenrecht inkl. Pauschalen.

Erstelle eine Reisekostenabrechnung als Excel-Datei (.xlsx) mit folgenden Daten: • Mitarbeiter: [Name] • Reiseziel: [Stadt/Land] • Reisezweck: [Kundenbesuch / Messe / Schulung / ...] • Abreise: [TT.MM.JJJJ HH:MM] • Rückkehr: [TT.MM.JJJJ HH:MM] • Verkehrsmittel: [Auto / Bahn / Flug] • Gefahrene Kilometer (bei Auto): [X] km • Übernachtungskosten: [X] € ([X] Nächte) • Weitere Belege: [Taxi X €, Parkgebühr X €, ...] Berechne automatisch: • Verpflegungsmehraufwand nach deutschem Recht (14 € An-/Abreisetag, 28 € voller Tag) • Kilometerpauschale 0,30 €/km • Gesamtsumme aller Kosten Formatierung: professionelle Tabelle mit farbigem Header, Kategorien gruppiert, Summenzeile am Ende. Schicke die Datei per Mail an [E-Mail-Adresse].

Angebot erstellen und versenden

Erstellt ein professionelles Angebot und sendet es direkt per Mail an den Kunden.

Erstelle ein Angebot für folgenden Kunden und sende es per Mail: Kunde: • Firma: [Firmenname] • Ansprechpartner: [Herr/Frau Vorname Nachname] • E-Mail: [E-Mail-Adresse] Positionen: • [Bezeichnung 1] — [X] Stück à [X] € • [Bezeichnung 2] — [X] Stück à [X] € • [Bezeichnung 3] — pauschal [X] € Konditionen: • Gültigkeit: [X] Tage • Zahlungsziel: [X] Tage netto • Lieferzeit: [X] Werktage • Rabatt: [X] % auf Gesamtsumme (optional) Formatiere das Angebot als professionelle HTML-Mail mit unserer Firmenadresse: [Deine Firma, Straße, PLZ Ort]. Berechne Netto, MwSt. (19%) und Brutto. Schließe mit einer freundlichen Formulierung und sende es direkt an den Kunden.

Profi-Tipps

"Leiten Sie wichtige Mails an Ihre Bot-Adresse weiter"

So kann der Bot auch Mails aus anderen Postfächern verarbeiten. Ihre Bot-Adresse steht in der Willkommensnachricht.

"Je mehr Kontext Sie geben, desto besser die Ergebnisse"

Statt "Schreib eine Mail" → "Schreib eine freundliche Mail an Herrn Müller, wir kennen uns vom Messestand letzte Woche"

"Der Bot lernt mit der Zeit"

Nach ein paar Wochen kennt er Ihren Stil, Ihre Kontakte und Ihre Abläufe.